For e-læringsprosjekter er det fortsatt en lei tendens til at ting ikke går som planlagt, verken i framdrift eller i pengebruk. Det er sikkert mange årsaker til dette, men noen klassiske fallgruber går igjen. Med stram prosjektstyring kan vi unngå dem.

La det bare være sagt med en gang: Her snakker jeg ut fra empiri; egne (bitre) erfaringer. Jeg har selv trådd feil en rekke ganger, og har samlet historier om andre som har gjort det samme. I sum blir dette et bidrag til e-læringsproduksjonenes ”Vær varsom-plakat”.

FALLGRUBE #1: AVSTEM FORVENTNINGER

Oppdragsgiver – enten den er intern eller ekstern – har ofte et bilde av hva slags e-læringsprodukt de ønsker seg. Dette bildet er igjen ofte påvirket av løsninger for andre som de har sett demonstrert, f.eks. på konferanser. Det som vises fram er gjerne litt påkostede ting. Og dermed legges det høye forventninger til hva DU skal levere. Det blir igjen et problem når – for å bruke en metafor – oppdragsgiver ser for seg levering av en Mercedes, men bare har penger til en Lada.

• Bruk mye tid i oppstarten av prosjektet på å avstemme forventninger til et realistisk nivå.
• Vis fram eksempler på sider og løsninger som du mener kan leveres innenfor budsjettet.
• Vis fram eksempler på sider og løsninger som du mener IKKE kan leveres innenfor budsjettet.
• Bli enig med oppdragsgiver om en virkemiddelpalett som kan brukes i produksjonen, det vil si hvilken mediebruk, interaktivitet og oppgavetyper som er aktuelle.

Forventninger som ikke er avstemt, tror jeg er den aller største risikofaktoren i e-læringsproduksjon. Kanskje forkludrer den ikke framdrift og budsjetter, men hva hjelper vel det hvis oppdragsgiver sitter igjen og er sur og misfornøyd.

FALLGRUBE #2: POINT OF NO RETURN

Jeg bruker for egen del et ganske enkelt metodesystem for e-læringsproduksjon som ser slik ut (en mer utbygget versjon av dette – for en bredere tilnærming til pedagogisk utviklingsarbeid – er vist og redegjort for i en tidligere artikkel):

Denne modellen skiller klart mellom utviklings- og produksjonsfasene, og mellom dem er det et point of no return (PNR). Det betyr at når man først er gått i produksjon skal man IKKE under noen omstendighet tilbake til utviklingsfasen for å gjøre vesentlige endringer i pedagogisk design og manus (noen små endringer, vesentlig i manus, er dog tillatt). Gjør man det, begynner pengene å renne veldig fort, for produksjonsarbeid som må gjøres om igjen koster.

Det er viktig å ha en god prosess før man kommer til PNR og bruke mye tid på en detaljert pedagogisk design som tydeliggjør for oppdragsgiver hva som faktisk vil bli produsert (selv regner jeg med at minst 40% av tida i et prosjekt skal gå med i utviklingsfasen). Det er også viktig at oppdragsgiver faktisk forstår hvilke begrensninger som legges på deres ønsker og innspill etter at dette punktet er passert.

For noen år siden gikk det som da var et av de største e-læringsselskapene i Norge konkurs etter å ha tapt fryktelig mye penger i et stort prosjekt, hvor de flere ganger måtte vrake store deler av det som var produsert og gå tilbake til tegnebrettet igjen sammen med oppdragsgiver.

FALLGRUBE #3: AVTALE OM ITERASJONER

Hvor mange skal få lov til å ha en mening om utkast til ferdig produkt, hvor mange ganger skal de få ha det og i hvilken grad skal disse meningene bli tatt hensyn til i revisjonsarbeidet? Spør du 20 medarbeidere i en organisasjon om hva de synes om utkastet til et kurs, kan du få tilbakemeldinger som spriker i alle retninger og som det er nesten umulig å ta hensyn til.

Prøv derfor å få en avtale med oppdragsgiver om at du skal få oppsummerte og enhetlige tilbakemeldinger. Gjør også en klar avtale på forhånd om hvor mange revisjonsrunder – iterasjoner – produksjonen skal inneholde. Det vanlige er to eller tre utkast før endelig produkt. Er ikke dette avtalt på forhånd, kan det godt hende oppdragsgiver vil si at de trenger både fem og seks og sju runder før de er fornøyd. Og det blir fort veldig tidkrevende for deg og teamet ditt. Så avtal hvor mange revisjonsrunder, hva som faktisk kan endres og hva konsekvensen blir (penger, forsinkelser) hvis oppdragsgiver ønsker flere runder enn det som er avtalt.

FALLGRUBE #4: KLARE AVTALER MED ALLE OG OM ALT

Det er mange som skal bidra i en e-læringsproduksjon, både internt og eksternt. På sett og vis er de eksterne bidragsyterne, som skal ha betalt, enklest å forholde seg til, for de får ingen penger før de har levert. For de interne har man ikke det samme riset bak speilet. Jeg anbefaler imidlertid at man setter opp en avtale med større interne bidragsytere. Det kan gjøres enkelt: Skriv en e-post hvor du oppsummerer hva vedkommende skal bidra med og når (og bruk gjerne noen ord på å fortelle om hvordan andre er avhengige av at han/hun bidrar og til riktig tid), og be om en bekreftelse tilbake på at dette er forstått og godtatt.

Jeg opplever for egen del at jeg etterhvert bruker mer og mer tid på å lage presise bestillinger og følge opp de ulike bidragsyterne. Og jeg tror det er en investering som absolutt lønner seg.

FALLGRUBE #5: GOD TID TIL TESTING

Når prosjektplanen skal settes opp og tidskontoen er stram, kniper man gjerne inn på den aller siste fasen, nemlig testing og revisjon av kurset. Det er jo så lett å tenke, at om vi har gjort det meste riktig opp til da, skal det ikke kreve så mye å gå de siste svingene. Men denne fasen tar alltid mer tid enn man tror, både for praktisk gjennomføring og fordi det nesten garantert vil oppstå ikke-forventede komplikasjoner av både teknisk og annen art. Ha slakk i tidsforløpet for at dette. Det er dumt å måtte haste gjennom den siste ferdigstillingen på det som ellers kunne blitt en veldig bra produksjon. Tenk at ”the gremlins” vil komme. For de som husker humorhorrorfilmen fra 80-tallet: Uttrykket gremlin kommer visstnok fra amerikanske flymekanikere som brukte det om feil som etter boka ikke skulle kunne oppstå, men som likevel gjorde det.

Gremlins synger julen inn 

PS: Hva er en ”fallgrube”?

Mange vil nok som meg tenke på mulighetene for å trå feil/råke ut i hardt vær/drite på draget i e-læringsproduksjoner som fallgruber, altså et hull eller en grøft man kan falle ned i. Hva selve ordet angår, har jeg tenkt at det sikkert kommer fra gruvedrift, kanskje sprekker eller hull som oppstår i bakken og som man skal vokte seg vel for å falle nedi.

Så viser det seg, at riktignok skal man passe seg for fallgruber, men de har ingenting med gruvedrift å gjøre. Ordet kommer fra tysk og er rett og slett navnet på en menneskeskapt dyregrav (vel, i enkelte tilfeller også menneskegrav). I bunnen av en fallgrube er det gjerne satt på spisse stokker eller spyd, som dreper den som faller nedi.

Enkelte prosjektledere for e-læringsproduksjoner kan nok føle dramatikken på kroppen når oppdragsgiver, medarbeidere, underleverandører og sjefer synger med i det samme hylekoret. Men vi får tro at det ikke venter lemlestelse eller død for den som glemte å spørre: ”Mercedes eller Lada?”